質問
ウチの場合は紙も残していますし、スキャナーで取ったものも保管しています。申請を受け付けると一覧表をExcelで作っていますのでそこに登録して処理番号を振ります。 スキャナーで取ったものは処理番号をファイル名にして保管します 一ヶ月たつと1ファイルに結合します 紙はバインダーにとじるだけですが順番は一覧表に合わせています
今のところ紙もファイルも捨ててはいませんが、ISOの文書管理で「何年保管にするか決めろ」といわれて苦慮しています
私の所では、申請書のワークフローは紙主体です。
で、最終的にはスキャナーにて電子データにし、ノーツに概略を記載し、電子データを貼り付けておきます。
紙はとりあえず2年間保管。その後、紙は破棄。
閲覧したいときは、ノーツの検索機能で検索して閲覧。
といったところです。
回覧物も製造業なので紙主体ですが、私の部署ではすべて電子データ化して保管してあります。その方が、いつでも誰でも閲覧出来て回覧が早いし、再度見たいときもすぐに探せる。
質問
こんにちは。
申請書の保管方法について教えて下さい。
弊社では現在紙ベースの申請書を使用しております。
申請書は対応が終わった後、1年間保管しております。
1年以上経過したものについては破棄しております。
現在、1年以上経過したものに関しては申請書も履歴もなく全く分からない状態です。今後はなんらかの形で申請の内容の分かるものを残していきたいと考えております。
一番簡単なのは紙の申請書をそのまま保管しておく方法だと思いますが、保管場所の問題もあり、あまり現実的ではありません。
PDF等で取り込む事も考えましたが容量が大きなりそうで心配です。
excel等に申請内容を記載しておくのがいいかなと考えておりますが、若干手間がかかるのでなにかいい方法はないかと思案中です。
みなさまのところではどういった形で申請書を残しておりますか?
お時間ありますときご回答よろしくお願いいたします。