当社では、ノーツを使ってます。
自社でサーバを持ち運用しております。

運用、保守はバージョンアップなどがあったり、
トラブルが発生するとかなり面倒ですが、
ノーツの場合、カスタマイズがまあまあ出来るということから、
社内のワークフローや勤怠など、いろいろ作り込んでます。
自社開発なので、小回りが利いて良いです。

決まり切った内容で利用するのであれば、外に出してしまった方が
楽かもしれませんね。しかし、その費用対効果がしっかり出せれば
よいですが、いまのところメールなども含めいろいろ検討しましたが、
その効果が出せません。
見えていない部分や、金額として算出しづらい部分を効果として
表せればもっと効果が出せるのかもしれませんが。

「社内の場合」
メリット
・インターネット環境に影響されない
　（社内LANのみ生きていれば利用できる）
・社外からアクセスできないのでセキュリティが高まる
　（外部公開していない場合）
・運用管理のノウハウが社内に蓄積される

デメリット
・サーバー維持、管理コスト（購入費用や保守、人件費、資産管理など）
・社内LANからしか利用できない

「社外の場合」
メリット
・インターネット環境であればどこからでもアクセスできる
・サーバー管理が基本的に不要
・初期費用が安く、導入も早い

デメリット
・データが社外にあるという心理的面や情報漏えいの心配。
・インターネット環境がないと利用できない。
・障害発生時の復旧時間は管理会社次第となる。

など、ざっとですが思いつきましたが
よくあるのが経営層の判断で

「大事な社内情報を外には出したくないという心理的なもの」
と
「運用管理コスト」

が天秤にかけられるのが多いです。

shoeさんがサーバー管理よりもっと、戦略的なITに時間を割きたい
というのでしたら、管理もろもろ外に出して、
空いた時間を別の業務に充てる、というのがよいですね。

Ｅｘｃｈａｎｇｅサーバを使用。サーバは社内にあります。　サーバの管理と言っても”バックアップテープの交換”、”ユーザのメンテナンス”くらいのもので片手間にできる事です。

最初の導入の時は”これしかない”という感じで経営層もすんなり通してくれましたが、数年後のバージョンアップの時は別の経営層になっていましたが
、妙な知恵がついていて「世の中は進んでいるのだ最新の物を導入しなさい」だどといってなかなかＯＫを出しませんでした。（バージョンアップなのだから最新の物に決まってますよね。まったく何を言ってるのと思いました）

グループウェアのサーバには会社の最高機密・個人情報も入るので私は社外に出したくありません。ＡＳＰなら安いのはわかりますが、管理会社が信用できるわけでもない（正確には会社がよくっても従業員が悪いかもしれない）のでリスクだと思います。もちろん私の会社が社員数２０人でただの商社だったら迷いもなくＡＳＰにしますけど．．