質問

2017年01月17日 14時20分
  • 入社・退社に関しての取り組み

miy
情シスのオープンナレッジ『Syszo』サービス終了のお知らせ

質問

各位

お疲れ様です。

私の会社では、派遣やアルバイトが多数いる為、入退が頻繁なのですが、入退者の情報が情シスまで連携がされないことも多く、困っております。

入社・退社が伴うことで、アカウントの作成・削除やPCの手配等やることは沢山あります。

近年、Saasのアプリケーションを使用することも多く、特に退社の場合、アカウントの削除を行なわないと情報漏洩や、無駄なコストの増大につながる為、入退社の際の制度の制定が急務です。

そこで、皆様の企業様ではどのように入退社の管理をおこなっているのかご参考までに教えて頂けませんでしょうか?

4件の回答があります

回答

http://syszo.com/detail.php?id=33574 PC管理台帳の更新方法について
でも似たような事を言いましたが
「決められた事を決められたようにやる」しかないですね

ただし、「決められたこと」がない場合があります 今回は多分そうなのでしょうが
 入退社に伴う手続きがルーチン化されておらず、”そのときばったり”でやっているのではないでしょうか
まずは手順をはっきりさせてチェックシート化して「終わった/終わらない」をはっきりさせればよいと思います
「ケースによって やる/やらない が多いからルーチン化できない」という人が居ますが、それは逆で
「やらなくてよい」ということを明確に決めた証拠のため にもチェックシートに載せておくのがよいのです

ウチは 入退社・異動でパソコンが必要/不要、LAN接続する/しない、メールアドレスの付与/削除、...は申請書を出すことになっているので”作業が終わるまで申請書を返さない”ということで作業の確認が出来ています

2017年01月17日 17時22分

回答

>desatoさん

ご回答ありがとうございます。
決められたことをやる。それが一番浸透が難しい問題だと思います。
弊社の場合、店舗運営をおこなっており、派遣やアルバイトの場合は人事ですら
請求書ベースしか把握しておらず、入退の情報があがってこないこともある状態です。

今回の質問の意図としては、決められた入退手続きの規則制定するに辺り、
他企業様では申請はどのようにおこなわれているのかを知りたいと思っております。
エクセルベース、何かシステムを使用しているといった仕組みです。

わかりづらい文章で申し訳ございません。

2017年01月17日 17時45分
miy

回答

desatoさんの仰っているように、フローを明確化することが重要ですね。情報シスに連携されないことが多いということですので、入退社処理が確実に必要な部門との連携を図ってみてはどうでしょう?たとえば雇用条件通知書または労働条件通知書の手続きは入社には必須のはずですので、それを管理・取り扱っている部門(たとえば総務など)との連携がとれれば良いかと思います。
あとは手続きが完了したら総務などから連絡を情シスに一報いれてもらうフローにすればよいと思います。
退社の場合もまた必要書類等あると思いますので同じながれでしょうか。
他部署の協力を仰がないといけないのでそこは大変でしょうが、がんばってください。

2017年01月17日 18時56分

回答

> 派遣やアルバイトの場合は人事ですら請求書ベースしか把握しておらず
それで事が成り立つのなら(PCやメールの準備を情シスがしないでも済むのなら)それでいいじゃないですか と割り切ることでどうでしょうか そういう立場にならないとほかの職場(総務や派遣先)はちっとも改善しようとしないでしょう
ウチでは総務や配属先職場から メールアドレスの申請、パソコン使用希望の申請、LAN接続の申請、ユーザグループ(共有フォルダのアクセス権管理のための、たとえば「課長以上の人」というグループがある)の申請などが来ますのでそれに従って作業します 申請が出なければ作業しませんし(内部統制、IT統制上の事から申請なしの登録は一切禁止)、申請が出た以上は完璧にやる(申請書が登録作業のチェックリストにもなっており作業確認ができる)ことにしています その作業には”エクセルで作られた一覧表への登録”も含まれています

> エクセルベース、何かシステムを使用しているといった仕組みです
この場合の作業の流れ(フロー)は OOシステム に頼るようなことではありません こういうときにすぐに「システムが必要だ」みたいなことを言う人が居ますがそれは違います 仕事の流れを作るのですから人間系の話です  もちろんワークフローシステムがすでに導入されているのなら”そこに一連の作業を追加する”ということはあります(ウチでは 申請->作業確認ー>申請完了報告 はワークフローで行っています)

私は業務システムをいくつか立ち上げましたが、”システムを動かすための人間系の作業をどのように設定するか”はいつも苦労しました でもそこをきちっと作らないとシステムも円滑に回っていきません そこをユーザ任せにするとユーザが100%システムを理解していないかぎり人間系の作業で失敗します なのでそこも情シスで作っていました

2017年01月18日 23時21分

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